Pārzinis un tā kontaktinformācija
Personas datu apstrādes pārzinis ir SIA “REFONDA” (turpmāk – REFONDA), vienotās reģistrācijas Nr. 40003981529, Juridiskā adrese: Katlakalna iela 9, Rīga, LV-1073.
REFONDA kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir : e-pasts: info@refonda.lv , telefons: + 371 25444422 Izmantojot šo kontaktinformāciju vai vēršoties REFONDA juridiskajā adresē, var uzdot jautājumu par personas datu apstrādi. Pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu var iesniegt saskaņā ar šeit noteikto kārtību.
Dokumenta piemērošanas sfēra
Personas dati ir jebkāda informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu- REFONDA klientu, sadarbības partneru vai to darbinieku, darba vietas kandidātu vārds uzvārds, personas kods, dzīves vietas adrese, personīgais tālruņa numurs, personīgais e-pasts, nodarbošanās, ienākumu apjoms, saņemtie pakalpojumi, norēķinu informācija, telefoniskās, elektroniskās komunikācijas informācija, transporta līdzekļa valsts reģistrācijas numurs un cita informācija, kas attiecināma uz fizisku personu.
Privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:
• fiziskajām personām – klientiem un citiem pakalpojumu lietotājiem (tajā skaitā, potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem), kā arī trešajām personām, kuras saistībā ar pakalpojumu sniegšanu fiziskai personai (klientam, lietotājam) saņem vai nodod jebkādu REFONDA informāciju (tajā skaitā, kontaktpersonas, maksātāji u.c.);
• REFONDA biroju, noliktavu un citu telpu apmeklētājiem, tajā skaitā, attiecībā uz kuriem tiek veikta videonovērošana;
Turpmāk visi iepriekšminētie saukti kā Klienti.
REFONDA rūpējas par Klientu privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro Klientu tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Latvijas Republikas likumiem un pakārtotiem tiesību aktiem, Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Regula) un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.
Privātuma politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Klients sniedz personas datus REFONDA (interneta mājaslapā, mobilajās lietotnēs, papīra formātā vai elektroniski) un kādās uzņēmuma sistēmās vai papīra formā tie tiek apstrādāti.
Personas datu apstrādes mērķi
REFONDA apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:
• Pakalpojumu sniegšanai un preču pārdošanai:
– klienta identificēšanai;
– līguma sagatavošanai un noslēgšanai;
– preču piegādei un pakalpojumu sniegšanai (līguma saistību izpildei);
– pakalpojumu darbības nodrošināšanai / uzturēšanai;
– preču un pakalpojumu uzlabošanai, jaunu preču un pakalpojumu attīstībai;
– pakalpojuma lietošanas veicināšanai;
– pakalpojumu reklamēšanai un izplatīšanai jeb komerciāliem nolūkiem;
– klientu apkalpošanai;
– iebildumu izskatīšanai un apstrādei;
– klientu noturēšanai, lojalitātes celšanai, apmierinātības mērījumiem;
– norēķinu administrēšanai;
– parādu atgūšanai un piedziņai;
– apmācību un semināru procesa organizēšana un vadīšana.
• Biznesa plānošanai un analītikai:
– statistikai un biznesa analīzei;
– plānošanai un uzskaitei;
– efektivitātes mērīšanai;
– datu kvalitātes nodrošināšanai;
– tirgus un sabiedriskā viedokļa pētījumu veikšanai;
– atskaišu sagatavošanai;
– klientu aptauju veikšanai;
– riska vadības aktivitāšu ietvaros.
• Informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm un operatīvās darbības subjektiem ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā.
• REFONDA īpašuma un personu drošībai, zādzību un krāpniecisku darbību novēršanai birojā un noliktavā, noziedzīga nodarījuma fiksēšanai, iespējamo likumpārkāpēju identificēšanai Video novērošanas ietvaros. Videonovērošanas ietvaros dati tiek glabāti līdz 30 dienām. Pēc šī termiņa beigām REFONDA nodrošina pilnīgu datu automātisku dzēšanu, ja dati iepriekš nav pieprasīti vai nav konstatēti noziedzīgi nodarījumi. Ja dati iepriekš ir pieprasīti no kompetentām valsts vai pašvaldību institūcijām vai ir konstatēti noziedzīgi nodarījumi, datus uzglabā pēc nepieciešamības.
• Citos specifiskos nolūkos, par kuriem Klients tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus REFONDA.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
REFONDA apstrādā Klienta personas datus, balstoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:
• līguma noslēgšanai un izpildei – lai noslēgtu līgumu pēc Klienta pieteikuma un nodrošinātu tā izpildi;
• normatīvo aktu izpildei – lai izpildītu REFONDA saistošos ārējos normatīvajos aktos noteiktu pienākumu;
• saskaņā ar Klienta – datu subjekta piekrišanu;
• likumīgās (leģitīmās) interesēs – lai realizētu no un REFONDA Klienta starpā pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma, vai likuma izrietošas REFONDA leģitīmās (likumīgās) intereses.
REFONDA likumīgās (leģitīmās) intereses ir:
• veikt komercdarbību;
• piedāvāt kvalitatīvus un pārbaudītus produktus un risinājumus;
• pārbaudīt Klienta identitāti pirms līguma noslēgšanas;
• nodrošināt līguma saistību izpildi;
• novērst nepamatotus finansiālus riskus savai komercdarbībai (t.sk., veikt kredītriska novērtējumu pirms preču un pakalpojumu pārdošanas un līguma izpildes laikā);
• saglabāt Klientu pieteikumus un iesniegumus par preču pirkumu un pakalpojumu sniegšanu, citus pieteikumus un iesniegumus, piezīmes par tiem, t.sk., kas veikti mutiski, zvanot un interneta mājas lapās;
• veikt darbības Klientu noturēšanai;
• segmentēt klientu datu bāzi pakalpojumu efektīvākai nodrošināšanai;
• izstrādāt un attīstīt preces un pakalpojumus;
• reklamēt savas preces un pakalpojumus, nosūtot komerciālus paziņojumus;
• novērst krāpniecību;
• nodrošināt korporatīvo pārvaldību, finanšu un biznesa uzskaiti un analītiku;
• nodrošināt efektīvus uzņēmuma pārvaldības procesus;
• nodrošināt pakalpojumu sniegšanas un preču pārdošanas, un piegādes efektivitāti;
• nodrošināt un uzlabot pakalpojumu kvalitāti;
• administrēt maksājumus;
• administrēt neveiktus maksājumus;
• vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai;
• informēt sabiedrību par savu darbību.
Personas datu apstrāde
REFONDA apstrādā Klienta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un REFONDA saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus.
Ar Klientu noslēgtā līguma saistību izpildes kvalitatīvai un operatīvai nodrošināšanai REFONDA var pilnvarot REFONDA grupas uzņēmumus, savus sadarbības partnerus veikt atsevišķas preču piegādes vai pakalpojumu sniegšanas darbības, kā piemēram, preču piegādes darbu veikšanu, loģistiku, rēķinu izsūtīšanu un tamlīdzīgi. Ja izpildot šos uzdevumus grupas REFONDA uzņēmumi vai sadarbības partneri apstrādā REFONDA rīcībā esošos Klienta personas datus, attiecīgie REFONDA grupas uzņēmumi vai sadarbības partneri ir uzskatāmi par REFONDA datu apstrādes apstrādātājiem un REFONDA ir tiesības nodot REFONDA grupas uzņēmumiem un sadarbības partneriem šo darbību veikšanai vajadzīgos Klienta personas datus tādā apmērā, kā tas nepieciešams šo darbību veikšanai.
REFONDA sadarbības partneri un REFONDA grupas uzņēmumi (personas datu apstrādātāja statusā) nodrošinās personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā REFONDA ar prasībām un tiesību aktiem, un neizmantos personas datus citos nolūkos, kā tikai ar Klientu noslēgtā līguma saistību izpildei REFONDA uzdevumā.
Personas datu aizsardzība
REFONDA aizsargā Klienta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un REFONDA saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:
• Datu pseidonimizēšanu;
• Ugunsmūri;
• Ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas;
• Citus aizsardzības pasākumus atbilstoši aktuālajām tehnikas attīstības iespējām.
Personas datu saņēmēju kategorijas
REFONDA neizpauž trešajām personām Klienta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūtu informāciju, izņemot:
• ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (piemēram, bankai norēķinu ietvaros vai pakalpojuma nodrošinājuma ietvaros );
• saskaņā ar Klienta skaidru un nepārprotamu piekrišanu;
• ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;
• ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos REFONDA likumīgo interešu aizsardzībai, piemēram, vēršoties tiesā vai citās valsts institūcijās pret personu, kura ir aizskārusi šīs REFONDA likumīgās intereses.
Trešo valstu subjektu piekļuve personas datiem
REFONDA personu datiem nevar piekļūt trešajās valstīs (tas ir, valstīs ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas) esoši apstrādātāji vai pakalpojumu nodrošinātāji (Regulas izpratnē – nosūtīšana uz trešajām valstīm) datu apstrādātāja (operatora) statusā bez atbilstoša likumīga pamata un atbilstošas datu aizsardzības, saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem, un noslēgtajiem starptautiskajiem līgumiem par šādi datu apstrādi.
Personas datu glabāšanas ilgums.
REFONDA glabā un apstrādā Klienta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:
• tikai tik ilgi, kamēr ir spēkā ar Klientu noslēgtais līgums;
• kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā REFONDA vai Klients var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt vai vest prasību tiesā);
• kamēr kādai no pusēm pastāv juridisks pienākums datus glabāt;
• kamēr ir spēkā Klienta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.
Kad augstāk minētie apstākļi izbeidzas, Klienta personas dati tiek dzēsti.
Piekļuve personas datiem un citas Klienta tiesības
Klientam ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi, pārliecināties par savu datu pareizumu un tos labot.
Klientam saskaņā ar normatīvajiem aktiem ir arī tiesības pieprasīt REFONDA piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt REFONDA veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz Klientu, vai tiesības iebilst pret apstrādi (tajā skaitā pret personas datu apstrādi, kas veikta pamatojoties uz REFONDA likumīgajām (leģitīmajām) interesēm), kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no REFONDA pienākumiem, kas tam ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs.
Klients var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
• rakstveida formā klātienē REFONDA birojā, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
• kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā REFONDA vai Klients var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt vai vest prasību tiesā);
• elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu;
Saņemot Klienta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu REFONDA, pārliecinās par Klienta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
REFONDA atbildi Klientam nosūta pa pastu uz viņa norādīto kontaktadresi ierakstītā vēstulē, pēc iespējas ņemot vērā Klienta norādīto atbildes saņemšanas veidu.
REFONDA nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem un Klienta iebildumu gadījumā veic lietderīgās darbības, lai iebildumu atrisinātu. Tomēr, ja tas neizdodas, Klientam ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā.
Klienta piekrišana datu apstrādei un tiesības to atsaukt
Klients piekrišanu personas datu apstrādei, kuras tiesiskais pamats ir piekrišana, var dot REFONDA pakalpojumu portālos/lietotnēs, REFONDA un citās interneta lapās (piemēram, lojalitātes programmas un jaunumu saņemšanas pierakstīšanas formas), vai klātienē REFONDA birojā.
Klientam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei doto piekrišanu tādā pat veidā, kādā tā dota, vai nosūtot attiecīgu paziņojumu uz info@refonda.lv un tādā gadījumā turpmāka datu apstrāde, kas balstīta uz iepriekš doto piekrišanu konkrētajam nolūkam turpmāk netiks veikta.
Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kuras veiktas tajā laikā, kad Klienta piekrišana bija spēkā.
Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem.
Informējam, ka datu labošanas, dzēšanas, ierobežošanas, pārtraukšanas vai pārnesamības gadījumā, ir iespējama daļēja vai pilnīga pakalpojumu/procesu apturēšana neatgriezeniskā veidā. Izvēloties saņemt informāciju par sevi attālināti, piemēram, pa pastu, e-pastu, uz citu adresātu vai tml., iesniedzējs ir atbildīgs par izvēlētā saņemšanas veida drošumu un personu, kas darbojas iesniedzēja pārstāvībā, rīcību;
Klientam ir tiesības pieprasīt apstrādē esošo personas datu kopiju, ja tas nelabvēlīgi neietekmē citu personu tiesības un brīvības. Jāpatur prātā tas, ka par visām papildus kopijām, ko pieprasa datu subjekts, REFONDA var iekasēt saprātīgu samaksu, kas balstīta uz administratīvām izmaksām;
Klientam ir pienākums:
* saprātīgā laika periodā sniegt REFONDA informāciju par izmaiņām sniegtajos datos. REFONDA ir svarīgi, ka tās rīcībā ir patiesa un aktuāla informācija;
* nepieciešamības gadījumā sniegt papildu informāciju. Saziņas un sadarbības ietvaros varam lūgt sniegt papildu informāciju, lai pārliecinātos, ka saziņa vai sadarbība notiek ar noteiktu fizisku personu.
* jau pirms sadarbības uzsākšanas iepazīties ar šo Privātuma politiku, kā arī iepazīstināt ar to ikvienu personu, kas saistīta ar šo datu subjektu un kuru intereses tādējādi var tikt skartas šīs personas datu apstrādes procesos. Šī Privātuma politika ir neatņemama REFONDA sniegto pakalpojumu sastāvdaļa. REFONDA sagaida, ka dati, kas tai tiek sniegti, neskar citu personu intereses.
Komerciāli paziņojumi
Saziņu par komerciāliem paziņojumiem par REFONDA un/vai trešo pušu pakalpojumiem un citiem ar tiešnolīgto pakalpojumu nodrošināšanu nesaistītiem paziņojumiem (piemēram, klientu aptaujas) REFONDA veic saskaņā ar ārējos normatīvajos aktos noteikto vai saskaņā ar Klienta piekrišanu.
Klients jebkurā laikā var atteikties no turpmākas komerciālo paziņojumu saņemšanas kādā no šādiem veidiem:
• nosūtot e-pastu uz adresi info@refonda.lv
• klātienē REFONDA birojā;
• izmantojot komerciālajā paziņojumā paredzēto automatizēto iespēju atteikties no turpmāku paziņojumu saņemšanas, noklikšķinot uz atteikšanās norādes attiecīgā komerciālā paziņojuma (e-pasta) beigās.
REFONDA pārtrauc komerciālo paziņojumu sūtīšanu, tiklīdz tiek apstrādāts Klienta pieprasījums atsaukt piekrišanu komerciāliem paziņojumiem.
Citi noteikumi
REFONDA mājaslapās var tikt ievietotas saites uz trešo personu interneta mājaslapām, kurām ir savi lietošanas un personas datu aizsardzības noteikumi, par ko REFONDA nenes atbildību.
REFONDA ir tiesības veikt papildinājumus Privātuma politikā, padarot pieejamu Klientam tā aktuālo versiju ievietojot REFONDA mājaslapā.